סידור ניירת

ניירת. מילה כל כך קטנה שכבר מזמן הבנתי שגורמת לאנשים חרדות מאוד גדולות.

ישראל היא מדינה חרדתית שחיה בלחץ מטורף. רמת המתח שאנו חיים בה היא מהגבוהות בעולם, וההתמודדות היומיומית עם החיים כאן לא פשוטה כלל. דווקא משום כך לא הייתי מצפה שמעטפות תמימות שמגיעות בדואר יוציאו מאנשים תגובות בסגנון: "אני נעשית חולה מזה…" "אני לא ישנה בלילה…" "אני לא מתמודד עם זה…" אולם בפועל זה מה שקורה. לא חבל?

אז בואו נראה ביחד איך אפשר לאט לאט להתגבר על כך.

כלל ראשון: תפתחו דואר!

נשמע הזוי? נשמע שאני מדברת שטויות? יד על הלב! כמה מהקוראים אותי כאן ברגע זה, לא פותחים את הדואר המגיע אליהם?

אני מבטיחה לכם, זה לא יתפוצץ! מילה שלי! אבל אני כן יכולה להבטיח לכם, שאם לא תפתחו את המעטפות מה שיש בפנים לא ילך לשום מקום, והבעיה אם בכלל קיימת רק תתעצם ותתעצם אם במציאות ואם רק בדמיונכם.

לאחר שפתחתם את המעטפה, הוציאו את תכולתה. אני לא צוחקת. הוציאו את תכולתה ופרשו אותה לפניכם. עשיתם זאת? כל הכבוד. שלב אחד מאד חשוב עברתם. עכשיו בואו נבחן ביחד את תוכן המעטפה.

רוב הניירת הרשמית שמגיעה, מלווה בפרסומים שונים. שקע ותקע מסבירים איך לא להתחשמל, העירייה מסבירה היכן פתחו מועדון לגמלאים וכמה היא עובדת קשה בשביל הארנונה שלכם, חוברות של כרטיסי האשראי שמעודדות אותנו וממש קוראות לנו לרכוש עוד ועד מוצרים שאין לנו צורך בהם ועוד ועוד. השליכו כל זאת לפח. כן, כן. לפח! לאחר שתעשו זאת באופן קבוע, תגלו שנותרת בידכם ערמה קטנה לאין שיעור מהערמה המקורית. בערך 50 אחוז.

ככלל, לאנשים מבולגנים שאינם מצליחים להיות בשליטה ולאנשים עם חרדת ניירת גבוהה. מומלץ מאוד, סליחה אני מתקנת את עצמי, ממש הכרחי לעבור ככל האפשר לשיטות דיגיטליות. מרבית הגופים מעדיפים כיום לחסוך את הנייר וההוצאה ומעודדים קבלת חשבוניות ודוחות דיגיטליים בדואר האלקטרוני.

עברו להוראות קבע. השיטה הישנה והטובה. אולי ברגע הראשון תרגישו כאילו אתם מאבדים שליטה, אך בפועל, תחזירו לעצמכם את השליטה. הודו על האמת. מרבית הקשישים שאני מכירה מעולם לא פגרו אפילו ביום אחד בתשלום חשמל או ארנונה!

רכזו ניירת לטיפול במקום אחד! והמטרה היא לטפל בה! מקום אחד הוא לא מקום בו אתם מערימים כל פיסת נייר שנכנסת אל הבית, אלא אך ורק דברים שאתם חייבים לטפל בהם מידית! כמות הפריטים הזו – במידה ואתם עובדים נכון, לא תעלה על פריטים בודדים. אולי קשה לכם להאמין, אך כל הניירת שלי לטיפול שוטף בבית נמצאת על המקרר ולרוב מורכבת מחשבונות בודדים לתשלום וקנס לביטול.

אנשים כל כך חרדים לאבד דברים ולזרוק מסמכים אז הם אוספים ואוספים כל פיסת נייר עד שהם חסרי אונים מול הררי ניירת. ובמבחן המציאות? לא מוצאים כלום! המשפט "אני מסתדר הכי טוב בבלגן שלי", הוא המצאה של בלגניסטים ואגרנים כרוניים. הם מספרים אותה לעצמם כל כך הרבה פעמים עד שהם גם מאמינים לעצמם. בפועל מתבזבזות שעות על חיפושים. חשוב מאוד לזכור שאת רוב הניירת השוטפת קל לשחזר בעידן הטכנולוגי ואף איש עוד לא נענש על איבוד חשבון חשמל.

לעומת זאת, מסמכים שאין להם תחליף הם תעודות שונות ומסמכים מיוחדים כגון: צוואות, דיני ירושה, תעודות לידה מחוץ לארץ, וכדומה. את כל אלו, אנחנו חייבים לשמור בתיק אחד מסודר בנפרד מכל בלגן אחר שיש בבית ובחיים.

נפריד בין מזכרות, שירים למגרה, וציורים של הילדים לבין ניירת רשמית וניירות עבודה.

חלקו את הניירת שלכם לקטגוריות. ולכל קטגוריה הקצו קלסר גדול.

בית: חשמל, מים, ארנונה, טלפון, טלפון נייד…

בנקים וכרטיסי אשראי

ביטוחים שונים: דירה, חיים, רכב…

הפרידו בין פוליסות לדיווחים שוטפים ואת הפוליסות שמרו בנפרד!

ככלל אין צורך לשמור כל דוח רבעוני עשרות שנים אחורה. חשובים הדיווחים השנתיים אשר יאפשרו לכם לקבל תמונת מצב אמיתית לגבי הקורה בקופות הגמל ובביטוחים הפנסיונים שלכם.

עובדה מצערת היא שלציבור גדול מאוד במדינה אין מושג כלל מה יש ברשותו ומה עומד לזכותו. עובדה זו מעצימה במיוחד אצל שכירים שהחליפו מקומות עבודה רבים ואינם בטוחים כלל מה הופרש, מתי ולהיכן? כדי לעשות סדר בנושא אחת ולתמיד אספו את כל הניירת שעוסקת בביטוחי חיים, פנסיה, קופות גמל, קרנות השתלמות וכל מה שנראה לכם רלוונטי ובקשו מיועץ מס שאתם סומכים עליו לבדוק את הניירת שלכם.

ובכל זאת, אחרי שפתחנו, זרקנו, טיפלנו… אנחנו רוצים גם לתייק את מה שבכל זאת נרצה לשמור.

שיטות תיוק – צריך לזכור שאין בהכרח שיטה נכונה אחת.

כל אדם יכול למצוא את הטכניקה הנוחה לו.

כעיקרון אשר מלווה אותי בעבודתי תמיד,  אני ממליצה לפשט דברים ככל האפשר. אני לא חסידה של תיקיות מסובכות ומועצבות "אקורדיונים" מנופחים וכדומה. KIS – keep it simple

הבסיס הוא: קלסרים גדולים ( (A4, בהם ניצור חלוקות משנה על ידי חוצצים.

כל קלסר ישמש לנושא מסוים.

רשימת קלסרים בסיסיים המומלצים לארגון בכל בית:

  1. קלסר לחשבונות הבית השוטפים (חלוקת משנה ע"י חוצצים לחשמל, מים, גז, ארנונה…)
  2. קלסר לתעודות האחריות למכשירים שנרכשו (יחד עם הוראות ההפעלה וחשבוניות הקניה),
  3. קלסר לענייני הפנסיות, קופות גמל וכדומה
  4. בנקים/כרטיסי אשראי
  5. תלושי משכורת
  6. ענייני בריאות (יש אנשים המעדיפים לתייק את ההיסטוריה הרפואית בצורה כרונולוגית, ויש כאלו על פי נושאים שונים לדוגמה: לב, עיניים, אורתופדיה וכדומה. איש איש על פי צרכיו)

רשימה זו היא בגדר המלצה בלבד,  כדאי להתאים את הקלסרים למציאות בכל בית. אם אתם מחזיקים חמישה כרטיסי אשראי שונים מן הראוי שתחזיקו קלסר בנפרד לנושא זה, אם יש ברשותכם תכנית פנסיה אחת, כרטיס אשראי אחד וחשבון עובר ושב בלבד, תוכלו לרכז את כל החומר הקשור בנושאים אלו בקלסר אחד (כאמור עם הפרדת חוצצים ביניהם)

בכל מקרה חשוב מאוד לרשום על הקלסרים מבחוץ מה תוכנם.

ניתן לחורר את המסמכים ולצרפם לתיק או לחילופין להשתמש ב"ניילוניות" (שמר-דף) ואליהן להוסיף בכל פעם מסמכים. אל תקנו ניילוניות דקות מידי. קנו דברים איכותיים אשר ישמשו אתכם בנוחות ולאורך זמן.

 

כל כמה זמן לתייק?

לתיוק כדאי להקדיש מספר דקות מידי שבוע. דקות אמרתי? אכן כן. כאשר אנו מבצעים מיון וחלוקה קטגורית בצורה שוטפת ביום יום, נזדקק רק למספר דקות בכל פעם בכדי לתייק את מעט המסמכים שאכן אנו רוצים לשמור. לאחר מספר שבועות, תוכלו להסתפק בתיוק פעם בחודש על פי כמות החשבונות והדוחות שמגיעים.

חשוב מאוד לרכז את הניירת במקום אחד! אם אין חדר עבודה מסודר גם אחת ממגרות המטבח תצלח לכך, הימנעו מפיזורה בכל הבית וחלילה מלדחוף אותה לשקיות ללא הבחנה.

החזיקו בפינת העבודה שלכם בבית (גם אם פינת העבודה שלכם היא שולחן המטבח) "טריי" (מגש ניירת) ובו החומר הדורש טיפול מיידי. חשבון ארנונה או קנס לתשלום אלו נושאים מיידים לטיפול. מתכון חדש לעוגת גבינה צריך למצוא את דרכו ממגרת התיוק אל ספר המתכונים האישי ולא להישאר במגש לטיפול שוטף.

קטלוגים, חוברות, מגזינים ניתן לשמור בצורה מסודרת על פי תאריכים וסוגים במעמדי קטלוגים.

כאשר קלסר מתחיל להתמלא, אל תרוצו לפתוח קלסר נוסף. בדקו האם יש כבר חומר אותו ניתן לגרוס. למשל תעודת אחריות של מכשיר שכבר אינו קיים, או סתם לא בתוקף. חשבונות ישנים וכדומה. בצורה זו אנו נשארים תמיד עם כמות ניירת קבועה והבית אינו מוצף.

קלסר "שונות" – אין חיה כזו! אנשים נוהגים לדחוף תחת המילה שונות כל מה שהם לא יודעים או יכולים להתמודד עימו ולעולם לא ידעו מה תייקו שם. אני מאוד מתנגדת לכך.

בתחילתו של פרויקט חדש למשל: שיפוץ דירה, רכישת דירה, טיול גדול לחו"ל וכדומה. פותחים קלסר נפרד לצרכי מטרה זו ופשוט מתייקים לתוכו כל מידע רלוונטי. לאחר מספר שבועות אפשר אם רוצים, לבצע בו חלוקה פנימית בעזרת חוצצים על פי נושאי משנה. בצורה כזו, אתם יודעים שכל החומר של אותו פרויקט מרוכז שם.

הימנעו מערמות גזרי עיתונים ועיתונים של יום אתמול (שלשום, ושנה שעברה…) אם אתם ממש, אבל ממש חייבים את אותה פיסת מידע, סירקו את הקטע אל המחשב.

אולם זכרו, סורקים ושאר אפליקציות והמצאות דיגיטאליות אינן יכולות להחליף בשום אופן את עבודתנו ואת מעורבותנו. אנחנו צריכים להיות בשליטה ולקחת אחריות על עניינינו הפיננסים.

כאשר אני עובדת עם בעלי עסקים עצמאיים, אנו מארגנים לעיתים מזומנות את הניירת שיש להעביר לרואה החשבון. אני תמיד מוצאת המון ניירת שלא עברה בזמן לידיו. אני תמיד מסבירה ללקוח שלא משנה כמה רואה החשבון יהיה מסודר ומקצועי "הוא לא יכול לדעת את מה שהוא לא יודע"  כלומר: אם לא נעביר לו את הניירת המתאימה כיצד הוא יוכל לטפל בעניינו בצורה המיטבית?

כאמור, בכל בית צריך להחזיק בנפרד קלסר או תיק ובו ניירת חשובה שאין צורך לגעת בה כמו: תעודות לידה, נישואין, תעודות מקצועיות שונות ועוד.

נצלו לטובתכם את ההתפתחויות הטכנולוגיות ובראשן האינטרנט. כיום ניתן לקבל מידע מפורט על חשבונותינו כמעט בכל נושא שהוא דרך האינטרנט והדואר האינטרנטי (אי מייל)

החל מחשבונות הטלפונים הסלולאריים ועד תוצאות בדיקות הדם מקופת החולים. שוב, צמצום משמעותי של כמויות הניירת.

ברם, חידושי הטכנולוגיה הציפו אותנו גם בשלל סיסמאות, קודים ושמות משתמש שאף פעם איננו זוכרים מהם או היכן הפתק עליו רשמנו אותם. החזיקו פנקס קטן או מחברת בית ספר פשוטה ליד המחשב ורשמו בו בצורה מרוכזת את כל המידע הנ"ל. בכל פעם שתרשמו לשרות מסוים הוסיפו לפנקס את הפרטים הרלוונטיים.

עבודות יצירה מהגנים ובתי הספר – גם כן סוג של ניירת.

ממליצה להקדיש לכל ילד קופסא (ולא תיקייה) משלו בה נשמור את העבודות הנבחרות. מדוע קופסא? לילדים במיוחד בגיל הגן ישנן עבודות רבות בעלות נפח, אשר קל לשמרן בקופסא. קופסאות אחסון נוחות ניתן לקנות בחנויות ציוד משרדי, או בחנויות "עשה זאת בעצמך" שם גם קיים שפע קופסאות ומכלי אחסון שונים.

בסוף כל שנה כדאי לעשות מיון נוסף. בסופו של דבר נבקש לשמור פריטים בודדים בלבד בעלי משמעות מיוחדת. ציור ראשון, מבחן עם ציון גבוה במיוחד וכדומה.

פינת הטיפ:

ניירת ומסמכים אישיים, דוחות כספיים וכו' כדאי שיגיעו לפח האשפה ללא אפשרות זיהוי של בעליהם. כדי להסיר דאגה ולפתור אותנו מהצורך לקרוע כמות גדולה של ניירת, מומלץ להחזיק בבית ובמשרד מגרסת נייר. כיום ניתן למצוא בחנויות רבות מגרסות נייר בגדלים ובמחירים המתאימים לכל נפש. את שק הפסולת הגרוסה ניתן להשליך ללא חשש למכלי מחזור הנייר.

 

מציצים

איתי חברי הטוב שמככב בכמה מהפרקים פה,הוא כזכור דחיין כרוני ו"פרוייקטור" (אלו שהופכים כל דבר לפרויקטים). גם הטיפול בניירת הפך אצלו לפרויקט. איתי סוחב עימו ארגזי ניירת, כאשר בכל שלב בחייו מצטרף אליהם ארגז נוסף. ארגז מהתואר הראשון, (שסיימנו לפני יותר מ 25 שנה!) מהתואר השני, ארגזי ניירת מבית ההורים ואפילו מבית סבא. את כל הכבודה הזו הוא מאחסן בדירתו ובמחסן הקומתי. בכל הזדמנות שהצעתי את עזרתי, הוא טען שהזמין סורק מעולה, ומתכנן לסרוק את המסמכים למחשב ולהיפטר מהארגזים.

לבסוף אחרי חודשים ארוכים, תחנונים מצד אשתו ואולטימאטום של וועד הבית הגיע כל הדרך מסין הסורק האגדי. בפעם הבא שביקרתי בביתם ראיתי את אותם ארגזים בדיוק באותו מקום.  "אבל איתי? מה עם הסורק? מה עם פרויקט סריקת הניירת?" "אה… מסתבר שהסורק לא מדבר עם המחשב שלי, עכשיו אני צריך להוריד דרייבר מיוחד…"

 

לנוחיותכם בפרק הנספחים מופיעה רשימה המדריכה אילו ניירות לשמור ולכמה זמן